O Sistema de Gestão da Qualidade não é um evento único. É uma série de auditorias e revisões contínuas e conectadas para garantir que sua organização e seu Sistema de Gestão estejam em conformidade com as normas relevantes e padrões ISO para o qual deseja ser certificado. Depois de desenvolver e implementar seu Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001, precisa ser auditado para que possa obter o sistema – e sua organização – certificado.
Em seguida, entra em um ciclo contínuo de três anos para manter sua certificação ISO 9001. O mesmo processo se aplica a todos os Sistemas de Gestão ISO. Todas as auditorias são baseadas no mesmo princípio de verificar se está realmente fazendo o que diz estar fazendo em seu Sistema de Gestão documentado e verificando se está em conformidade com o padrão internacional.
Também é conhecida como auditoria externa, auditoria de terceiros ou auditoria de registro, é conduzida por um Organismo de Certificação Internacional. O Organismo de Certificação (CB) nomeará um Auditor ou possivelmente uma equipe de auditores, dependendo do tamanho da sua organização, do número de departamentos e do escopo do seu Sistema de Gestão.
Uma Auditoria Inicial do Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001 é dividida em duas etapas, com uma pré-avaliação opcional. A Auditoria de Estágio 1 também é conhecida como Revisão de Documentos (ou Auditoria de Documentos) ou, às vezes, como Revisão de Preparação. O objetivo básico é verificar algumas evidências sobre a eficácia do seu sistema, como ter realizado auditorias internas e revisões gerenciais e produzido registros para o auditor examinar.
Seu sistema deve estar funcionando há pelo menos três. Você também precisa ter tempo suficiente para atender a quaisquer Solicitações de Melhoria. Além disso, normalmente será conduzido em sua sede, pois estar no local permite que o Auditor tenha uma impressão da organização, mas também pode ser feito remotamente, dependendo da complexidade do Sistema de Gestão (além de outras considerações, como o COVID-19).
Em linhas gerais, a Auditoria começará com uma Reunião de Abertura onde o Auditor explicará o que vai acontecer. Algumas das questões abordadas incluem: Revisão das ações da Auditoria ISO 9001 de Estágio 1 para garantir que as Solicitações de Melhoria tenham sido atendidas; Inspeção de informações documentadas para evidências de que o Sistema de Gestão está em conformidade com o padrão; A eficácia geral do seu Sistema de Gestão e se ele está ajudando a atingir seus objetivos organizacionais; Auditoria de atividades e processos para determinar se tem controle operacional e está operando de acordo com suas políticas e procedimentos; Avaliação de suas próprias Auditorias Internas e Revisões Gerenciais; Eficácia das ações preventivas e corretivas; Exame dos principais objetivos e metas de desempenho.
Ao final da auditoria, o Auditor realizará uma reunião de encerramento com você para revisar a auditoria e falar sobre quaisquer não conformidades e possíveis ações corretivas. Na reunião, será informado se foi recomendado para a certificação ISO 9001 ou não. Você também receberá um relatório por escrito após a reunião, que incluirá as observações feitas pelo Auditor e um resumo das constatações.
O relatório identificará não conformidades menores, não conformidades maiores e oportunidades de melhoria. Uma não conformidade maior é a quebra total de um sistema, o que significa que você não atende a um requisito da norma. Supondo que tudo corra bem, você receberá um certificado ISO 9001 e o ciclo de três anos começará.
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